Интранет-портал: каким организациям нужна данная технология и зачем

Как создать мотивированную и эффективную команду

Сотрудники являются центральным фактором успеха компании, однако их недостаточная мотивация, несовершенное понимание задач и отсутствие коммуникации между сотрудниками могут значительно снизить эффективность работы коллектива. Единственный выход из этой ситуации - создание внутреннего информационно-рабочего пространства.

В основе единого информационного пространства лежит идея собрать все необходимые для работы сотрудников данные в одном месте. Эта информация может включать в себя как инструкции по работе, так и общую информацию о процессах и целях компании. Благодаря возможности быстрого доступа к такой информации, сотрудники будут легко и быстро ориентироваться в задачах и своих обязанностях.

Дополнительное преимущество информационно-рабочего пространства - это возможность легкого общения между сотрудниками. Все рабочие процессы могут быть скоординированы таким образом, чтобы сотрудники имели быстрый доступ к информации и могли своевременно узнавать о проблемах, возникающих в работе других коллег. Наличие такого пространства способствует более глубокому пониманию процессов работы компании и создает возможность для сотрудников общаться и консультироваться друг с другом.

Итак, создание единого информационно-рабочего пространства - это не только способ повысить эффективность работы компании, но и создать мотивированную и эффективную команду, которая готова к решению любых задач.

Переходим к определению терминов. С точки зрения технологий корпоративный портал и интранет – это два отдельных понятия.

Интранет относится к внутренней сети для работников, которая функционирует по принципу Интернета, но закрыта для посторонних пользователей. Одновременно в этой виртуальной среде может существовать разнообразное наполнение: от небольшого сайта для отделов до общих материалов для внутреннего пользования. Основной отличительной чертой интрасети является использование web-технологий, которые делают возможным доступ к сети через интернет-браузер.

Корпоративный портал (КП) является современной версией внутренней сети организации. Это универсальный инструмент, позволяющий получить доступ к разнообразным сервисам, таким как программы документооборота, планировщик задач, видеоконференции и т.д. Выбор платформы для создания портала может быть различным, в том числе известными платформами «Битрикс24», Yammer, Jive, CyberCloud, Microsoft SharePoint, Podio.

Иными словами, если интранет – это внутренняя сеть всей компании, то КП – это ее внешний интерфейс. Однако все чаще КП для сотрудников называют "интранет". В данной статье мы будем использовать термины "интранет" и "интрасеть" как синонимы для КП.

Внутренний корпоративный портал, также известный как интранет, может приносить не только пользу крупным компаниям, но и небольшим фирмам. Множество функций интранета необходимы для помощи сотрудникам в работе. Давайте рассмотрим, какие задачи он может решить внедрение интранета и какие сервисы могут быть доступны для использования.

1. Создание общего информационного пространства

Интранет-портал может стать центральной точкой для хранения всех рабочих документов компании. Это очень удобно для компаний с несколькими филиалами или удаленных сотрудников, так как они могут получать доступ к необходимой информации из любой точки мира и с любого устройства. Кроме того, он объединяет все функции, которые ранее решались с помощью почтовых рассылок: здесь можно разместить объявления от руководства компании, новости и изменения в политике фирмы, правила и инструкции.

2. Обучение персонала

Многие компании создают свою собственную «базу знаний» или FAQ на интранет-портале. Это помогает новым сотрудникам быстрее освоить уникальные техники, применяемые в отделе, изучить принятую в фирме терминологию и проникнуться корпоративным духом без помощи наставника. В результате компания экономит время и деньги на дополнительном обучении.

3. Формирование корпоративной культуры

Интранет-портал может помочь сотрудникам лучше узнать структуру компании, своих коллег и их функции. Например, карточки сотрудников могут быть очень полезными для этого вида работы. Онлайн-обсуждения важных тем помогут превратить рабочий коллектив в команду.

4. Коммуникации

С помощью интранет-портала сотрудникам больше не придется тратить время на поиск работника, отвечающего за тот или иной вопрос. Все необходимые контакты, а также возможность непосредственно позвонить сотруднику, можно найти быстро и легко на портале.

5. Контроль

Интранет-портал позволяет руководителям контролировать рабочий процесс и узнавать информацию о деятельности как отдела, так и конкретных сотрудников в режиме реального времени. Это очень важно для фирм любого размера.

6. Безопасность

Интранет-портал может не обезопасить данные компании на 100%, но он гораздо безопаснее, чем бесплатные почтовые сервисы или мессенджеры, которыми неизбежно пользуются большинство сотрудников при отсутствии корпоративных.

И это только часть возможностей, которые может предоставить интранет-портал. Количество доступных сервисов постоянно растет. Согласно статистике, большинство сотрудников проводят непродуктивное время на работе, занимаясь общением в соцсетях и мессенджерах, что значительно снижает эффективность работы. Выбирая интранет-портал, компании могут увеличить продуктивность работы и экономическую эффективность деятельности.

Как внедрить интрасеть в организацию? Существует несколько способов, рассмотрим их детальнее.

Первый способ - разработка корпоративного портала на базе существующей платформы с учетом потребностей компании. Хоть это и самый затратный способ (особенно если используемые платформы требуют платной лицензии), он позволяет создать уникальную систему, учитывающую все требования и пожелания компании. Но стоит помнить, что этот способ сложен и долг в реализации.

Второй способ - покупка и внедрение готового решения- «коробочного» варианта. Этот способ подходит компаниям, которые устраивают стандартные возможности "из коробки" или для тех, кто пока не определился с тем, какие функции понадобятся в будущем. Такой портал можно дорабатывать по мере развития компании.

Третий способ - подключение к "облачному" сервису. Это самый бюджетный вариант внедрения интрасети, но он требует регулярных платежей. Специалисты рекомендуют использовать этот способ для небольших и средних компаний.

Вне зависимости от выбранного способа, для внедрения корпоративного портала рекомендуется обратиться к специалистам, которые имеют опыт подобных проектов. Профессиональные разработчики смогут оценить плюсы и минусы конкретных решений и платформ, подобрать наиболее оптимальный вариант, исходя из потребностей, планов развития, технических ресурсов и бюджета организации.

Корпоративный портал: плюсы и минусы

Как мы уже упоминали ранее, корпоративный портал – это эффективный инструмент, который позволяет автоматизировать и оптимизировать многие рабочие процессы, а также сократить временные затраты персонала. Кроме того, подобная система способствует развитию корпоративной культуры. Однако стоит отметить и некоторые недостатки, которые свойственны корпоративному порталу:

• Чрезмерная формальность. Корпоративный портал – хорошее рабочее пространство, но не предназначен для общения или решения творческих задач. Сам интерфейс портала настраивает пользователей на рабочий лад, а возможности на этом этапе ограничены.
• Малая вовлеченность пользователей. Проблема возникает из-за формальности портала и отсутствия заинтересованности пользователей в наполнении портала интересным контентом.
• Отсутствие обратной связи. Руководитель не имеет возможности получать реакции пользователей на решения, не может обсуждать с ними идеи и предложения.
• Осознание работниками чувства давления и контроля. Контроль – это одна из функций портала, но в некоторых случаях из удобного инструмента интранет превращается в бесконечную серию задач и формирования отчетов.
• Недостаток общения. Ранее свободные моменты переработаны порталом, так что сотрудники теряют возможность общаться с коллегами, обсуждать решения и повышать коммуникативные навыки. Это может негативно сказаться на качестве работы и отношениях между сотрудниками.

Виртуальное рабочее пространство – это неизбежный процесс, который может способствовать развитию компании. Однако корпоративный портал – не единственное решение, потому что такая система обладает серьезными недостатками.

Фото: freepik.com