Процессное управление: польза BPM-подхода для бизнеса любой величины
Современный менеджмент предусматривает использование концепции процессного управления, которая считает, что деятельность любого предприятия направлена на обеспечение эффективной работы бизнес-процессов и предоставляет соответствующие программные инструменты для их оптимизации. Этот подход также называют BPM — Business Process Management. В данной статье мы расскажем о преимуществах, которые этот подход может принести бизнесу и о том, каким образом он реализуется на конкретных примерах.
Концепция BPM (Business Process Management) была создана в 80-е годы XX века, и ее основной целью было упрощение управления предприятиями и улучшение качества продукта. Процессный подход к управлению представляет работу компании как комплекс бизнес-процессов, которые in идеале должны увеличивать ценность производимого продукта для потребителя.
Одной из целей процессного подхода является наладка горизонтальных взаимодействий и уменьшение количества вертикальных связей. В традиционной функциональной модели задачи направляются от начальников к подчиненным, и, пока поручение доходит до линейного менеджера, теряется много времени. В процессном управлении прямое взаимодействие между сотрудниками позволяет избежать этой проблемы.
Еще одной целью процессного подхода является четкое определение зон ответственности, которое позволяет избежать срыва сроков, снижения качества и недовольства клиентов. В рамках BPM-модели каждый процесс полностью отвечает один человек, хотя в исполнении участвуют многие.
Еще одним преимуществом процессного подхода является устранение конфликта между подразделениями. Разным отделам компании больше не придется конкурировать между собой: они будут стремиться к одному и тому же — привести процесс к ожидаемому результату.
Кроме того, BPM-процессы имеют ряд важных характеристик — снижение издержек, рост производительности и рентабельности, стабильность и предсказуемость результатов, их соответствие стандартам качества, наведение порядка в бизнес-процессах, упрощенный анализ и гибкость управления.
Однако для обеспечения эффективности процессный подход должен соответствовать нескольким ключевым характеристикам. Если хотя бы одно из этих условий не соблюдено, об эффективности не может быть речи. Основными свойствами бизнес-процессов, которые относятся к этим условиям, являются их понятность, четкая структура, определенная зона ответственности, управление качеством и гибкость.
Переформулированный текст:
Термин "вход" относится к любому объекту, который нуждается в изменениях в результате процесса. В качестве такого объекта могут выступать различные элементы, такие как документы, данные, финансы, материалы. Важно понимать, что объект не обязательно является материальным. Например, факт подачи заявки клиентом также может считаться входом в процесс.
После завершения процесса появляется результат. Это может быть как материальный объект, так и абстрактное понятие (например, подтверждение получения заказа от клиента). Интересный факт заключается в том, что выход одного процесса может явиться одновременно входом для другого.
Ресурсы способствуют реализации процессов, которые превращают входные данные в готовый результат. Этот процесс включает в себя использование различных элементов: сотрудников, оборудования, финансовых средств, документов и программного обеспечения, а также других материальных ресурсов. Материальные ресурсы изнашиваются, но не подвержены изменениям.
Показатели эффективности: как анализировать процессы и принимать правильные решения
Для того чтобы успешно управлять бизнесом, необходимо анализировать процессы и результаты их выполнения. В этом помогут показатели эффективности. Они представляют собой различные характеристики, включая время, затраченное на исполнение, количество произведенной продукции, процент брака, уровень удовлетворенности клиентов и другие показатели. Оценивая их значения, можно понять, как повысить эффективность процессов и принять соответствующие решения.
Регламент - это утвержденная схема или маршрут, а также набор правил, которые позволяют обеспечить точность, высокое качество и своевременное исполнение процесса. Именно благодаря регламенту выполняются работы и проекты вовремя и с высоким уровнем выполнения.
В процессе создания продукта важную роль играют многие участники, однако финальную ответственность за результат несет только владелец. Именно он распоряжается всеми необходимыми ресурсами.
Статья о поставщиках и потребителях
Эффективность работы любой организации зависит не только от ее руководства и персонала, но также от совершенствования бизнес-процессов. Существует понятие процессного подхода к управлению организацией, который заключается в проработке и оптимизации бизнес-процессов, рассмотрении их в целом, а также в создании системы, обеспечивающей автоматизацию и бесперебойную работу процессов.
Одним из ключевых аспектов процессного подхода являются поставщики и потребители. Поставщики осуществляют поступление элементов на вход процесса, а потребители используют результаты его работы на выходе. При этом, без наличия поставщиков процесс не может быть запущен, а без потребителей он не будет востребован. Поэтому, важно обратить внимание на определение данных ролей в каждом процессе, чтобы достичь максимальной эффективности его работы.
При реализации процессного подхода необходимо создание БРМ-системы, которая отличается от обычных ERP своим функционалом. ERP - это система, применяемая для управления взаимодействиями на предприятии, а BPM - для оптимизации бизнес-процессов. Для успешной реализации процессного подхода необходимо внедрить BPM-систему, которая позволит обеспечить бесперебойность работы и автоматизацию процессов в организации.
Примеры процессного управления: разбираемся в BPM-системах и их отличиях от классических IT-решений для бизнеса
BPM-системы - это программы, позволяющие воспроизводить последовательность действий на программном уровне. В отличие от классических IT-решений для бизнеса, BPM-система исключает любые отклонения от заданного алгоритма. Кроме того, она применяется в разных сферах деятельности предприятия.
Классические решения, входящие в состав единой системы ERP, имеют стандартные документы и правила их создания. Последовательность действий, которую система восстанавливает по инструкции, может меняться и зависеть от человеческого фактора. В то время как BPM-системы работают на более высоком уровне и не допускают ошибки в последовательности действий.
Одной из главных причин, почему широко используют BPM-системы, является то, что они охватывают все аспекты деятельности предприятия. Большие бизнес-процессы могут включать в себя задачи, не связанные с документами, на которые классические ERP-системы не имеют решений. BPM-система в таких случаях позволяет создавать схемы, которые автоматически делают нужные задачи в заданной последовательности. Она программирует этапы, их последовательность, назначает ответственных за каждую стадию. При этом система формирует задачу на следующий этап и соответствующий отчет в едином информационном пространстве.
Для лучшего понимания работы BPM-системы, можно рассмотреть процесс входного контроля сырья. После оформления кладовщиком приходного ордера в программе 1С, BPM-система автоматически стартует процесс. Партии сырья присваивается соответствующий статус, и информация об этом поступает в отдел качества. Затем посылный отправляется на склад за образцами, и он осуществляет первичный контроль по чек-листу, вносит данные в 1С. Этапы, на которых необходимо выполнить задания, идентифицируются в системе как задачи и переходят на следующий этап для его выполнения.
Использование BPM-системы экономит время и повышает эффективность работы бизнеса, а визуальные карты маршрутов процессов позволяют контролировать работу сотрудников и избавляют их от лишней рутины в виде звонков по телефону, отправления сообщений в чатах и мессенджерах. Итоговая ценность продукта для потребителя повышается, а затраты на производство снижаются. Сокращение времени на рутинную работу дает возможность сотрудникам более эффективно использовать свое время и повысить свою продуктивность.
Фото: freepik.com