Прием входящих звонков и их маршрутизация: как организовать процесс

Важным компонентом успешного бизнеса являются своевременный прием и качественная обработка входящих звонков. В случае, если потенциальный клиент не может дозвониться до компании в первый раз, он может обратиться к ее конкурентам. Чтобы не утратить клиентов, владельцам бизнеса необходимо обеспечить свою высокую доступность. Автоматическое распределение входящих вызовов позволяет быстро реагировать на запросы клиентов, даже если в указанное время поступает много звонков.

Распределение входящих звонков – это важная функция телефонии, называемая маршрутизацией. Она необходима для эффективного распределения вызовов, поступающих на многоканальный телефонный номер. Один и тот же номер может принимать неограниченное число вызовов для всех подразделений компании.

Маршрутизация выполняется с момента набора номера до соединения с сотрудником. Сначала сигнал попадает на городскую автоматическую телефонную станцию, а затем перенаправляется на номер компании. Далее звонок переадресовывается в соответствии с настройками на интерактивное голосовое меню, очередь ожидания или непосредственно на специалиста. Направление вызова зависит от набранного номера, номера вызывающего абонента, введенных данных и других параметров.

IVR предлагает клиенту выбрать вариант решения своей проблемы и перевести звонок в нужное подразделение или на конкретного сотрудника по добавочному номеру. Затем из очереди ожидания вызовы перенаправляются на первого свободного оператора или компетентного специалиста. Маршрутизация вызовов в данном случае происходит в соответствии с настройками, которые зависят от специфики, масштаба и целей бизнеса.

У каждого алгоритма своя задача, выбор оптимального метода зависит от целей бизнеса. Например, случайная маршрутизация или дозвон "всем сразу" подойдут для небольших предприятий, а алгоритм "по очереди" считается самым продаваемым и используется, когда каждый вызов должен заканчиваться покупкой или сделкой.

Прием входящих звонков без распределения - это неприемлемый риск для бизнеса. Маршрутизация позволяет сохранять клиента даже в нерабочее время. Кроме того, специальные алгоритмы перенаправляют звонки на голосовую почту и отправляют уведомления о факте обращения менеджерам или регистрируют заявки на обратный звонок.

В наличии виртуальной АТС для многоканальной связи достаточно одного контактного номера компании, например 8-800. АТС помогает распределить звонки с помощью настраиваемых сценариев.

Прием и распределение входящих звонков с помощью специальной автоматизированной системы позволяет бизнесу повысить скорость обслуживания клиентов и улучшить качество обработки входящих обращений за счет направления звонков на сотрудников, компетентных в вопросе. Кроме того, такая система помогает оптимизировать рабочие процессы и автоматизировать их. Контроль и анализ проделанной работы позволяет совершенствовать алгоритмы обслуживания и формировать лояльное отношение к бренду.

Переадресация повторных входящих звонков на предыдущего специалиста - еще одна важная функция. Она направлена на оптимизацию бизнес-процессов и формирование клиентоориентированности. Клиенты не придется объяснять проблему несколько раз, а специалистам не нужно тратить время на понимание ситуации, с которой уже начал работать коллега. Многоступенчатые сценарии приема входящих звонков сокращают количество переводов вызовов и время пребывания клиента на линии.

Статья об "Решениях для распределения и маршрутизации" объясняет, что прием телефонных звонков с последующей маршрутизацией возможен только на многоканальном номере, а для распределения обращений клиентов необходимо обзавестись хотя бы одним таким номером.

Описывается, что маршрутизация вызовов может быть применена как для виртуальной (IP-телефония), так и для офисной АТС, а также существует статическая и динамическая маршрутизация. Современные технологии позволяют принимать и распределять звонки и без подключения АТС – с помощью роботизированной платформы.

Одной из функций этой роботизированной платформы является голосовое меню IVR, которое существенно снижает расходы, позволяет обрабатывать большое количество звонков одновременно и распределять их быстро и эффективно.

Интерактивное голосовое меню, или IVR, это система голосовых сообщений для маршрутизации звонков, с помощью которой клиент, выполняя команды в режиме тонального набора или голосом, соединяется с нужным отделом или сотрудником. Голосовое меню берет на себя определенные задачи, такие как: приветствие, определение цели звонка и перевод на профильного специалиста, воспроизведение информационных или рекламных сообщений, обработка звонков в нерабочее время.

Статья упоминает, что существуют современные голосовые роботизированные программы, которые берут на себя все рутинные задачи, включая распределение входящих вызовов, отвечающие на часто задаваемые вопросы, создание приоритетных списков номеров для оптимизации процессов, скрытие номеров клиентов при переводе звонка в смежные организации и множество других функций.

В заключении статьи указывается, что репутация бренда зависит от того, насколько эффективно организованы прием и распределение входящих звонков, и рекомендуется использовать современные голосовые роботизированные программы для организации маршрутизации вызовов.

ОАО "МТТ" представило новую роботизированную платформу VoiceBox для маршрутизации звонков на рынке телекоммуникационных услуг. Сервис обладает множеством алгоритмов маршрутизации вызовов и работает по готовым сценариям, которые составляются индивидуально для каждого предприятия с учетом его особенностей и стратегии развития. Без необходимости установки АТС, голосовой робот сохранит звонок и направит его в очередь ожидания. Интуитивно понятный и удобный интерфейс VoiceBox способен выполнять рутинные процессы, освободив время сотрудников компании для более важных задач, включая исходящие звонки, отправку сообщений и готовку отчетов. VoiceBox создан для оптимизации работы малого, среднего и крупного бизнеса в разных сферах деятельности и может выполнять сложные операции, такие как помощь в регистрации карты лояльности или оформлении заказа на товары. Сертифицированное по международному стандарту ISO 2001-9001 качество продуктов МТТ подтверждает ее профессионализм на рынке телекоммуникаций. Для подключения услуги VoiceBox без лишних сложностей достаточно оставить заявку на сайте ОАО "МТТ". Квалифицированные специалисты компании ответят на все вопросы и расскажут обо всех принципах и преимуществах данной услуги.

Фото: freepik.com