Как внедрить систему управления продажами, сделав ее эффективным бизнес-инструментом

CRM-системы являются важным средством оптимизации бизнес-процессов компании, которые, в свою очередь, могут повысить ее прибыль и сократить издержки. Оптимизация процессов может быть достигнута разными способами, одним из которых является автоматизация бизнеса на базе 1С. Кроме того, юридическое сопровождение бизнеса может помочь избежать проблем, связанных с пониманием законодательства.

Аудиторская проверка является еще одним способом оптимизации бизнес-процессов, позволяющим выявить ошибки и недочеты в работе компании, а также повысить ее эффективность и соответствие требованиям законодательства. Разработка маркетинговой стратегии может помочь компании оценить свое положение на рынке и повысить объем продаж.

Для решения сложных бизнес-задач можно обратиться к консалтинговой компании. Кроме того, в условиях жесткой конкуренции на рынке продаж необходимо обеспечить стабильную прибыль путем создания грамотной системы управления продажами. Для этого необходимы высокая мотивация персонала, работа с целевыми клиентами, стратегическое планирование и полная автоматизация процессов с использованием CRM-системы. CRM-система для управления продажами имеет важную роль в совершенствовании механизмов наращивания прибыли.

Управление продажами: от многоплановости к эффективности

Процесс управления продажами на любом предприятии является многоплановым и сложным. Его особенность заключается в том, что нет единого подхода к реализации этого процесса. Для одних, управление продажами значит мотивировать персонал, ответственный за реализацию продукта, другие считают, что успех в продажах зависит от работы с каналами сбыта, а третьи делают акцент на автоматизации взаимодействия с клиентами. Именно поэтому понятие управления продажами включает в себя не только мотивацию персонала, но и усовершенствование бизнес-процессов, что в совокупности приводит к ощутимому росту прибыли.

Однако стоит понимать, что эффективное управление продажами - это не просто ключ к высокой прибыли, но и гарант успешного развития компании. По статистике, 60% фирм, которые не могут создать свою собственную систему сбыта, закрываются в первые три года своей деятельности. Для создания эффективной системы управления продажами необходимо объединить большое количество элементов, включая:

• Определение целевой аудитории: определение адресных сегментов и их потребностей, выбор оптимального ценового диапазона, определение стратегических ниш рынка и тактики освоения новых направлений.
• Действующие каналы распределения: анализ возможных типов каналов распределения, оценка информации от потенциальных дилеров и дистрибьюторов, изучение потребностей и условий, при которых возможно сотрудничество.
• Управление каналами: планирование продаж для каждого канала отдельно, обучение и мотивация участников системы сбыта, поддержание обратной связи, постоянный контроль качества работы, корректировка условий с учетом результатов.
• Организация отдела продаж: распределение задач, функций и формирование штата, техническая поддержка.
• Управление отделом продаж: четкое планирование, мотивация сотрудников, обмен опытом, общее подведение итогов, оценка работы отдела и личного вклада каждого работника, определение стоимости продаж.
• Управление взаимоотношениями: поиск потенциальных клиентов, адаптация продаж под конкретного покупателя, проведение презентаций и переговоров, подбор аргументов, заключение сделок.
• Корректировка системы продаж: общая оценка системы и ее регулирование в зависимости от результатов.

Теоретическая модель управления продажами гарантирует предприятию 100% успеха в завоевании рыночных сегментов. Однако на практике данную модель можно реализовать далеко не всем компаниям. Руководители российских фирм часто предпочитают сосредоточиться на нескольких ключевых позициях и бросить на них все свои силы. Фрагментарная модель управления продажами является далекой от идеальной, поэтому интерес делового сообщества к управлению продажами растет. Сегодня планирование продаж, повышение профессионального уровня сотрудников и автоматизация процессов становятся обязательными инструментами эффективного управления продажами.

В наше время автоматизация является неизбежным требованием. Управление продажами в современном мире предусматривает множество процессов, которые включают в себя большой объем данных, расчеты, анализ и обмен информацией. Чтобы обеспечить максимальную оперативность, точность и сохранность информации, компании внедряют CRM-системы – прикладные программы, которые автоматизируют стратегии взаимодействия с клиентами, увеличивают уровень продаж, оптимизируют маркетинг и сохраняют историю взаимодействия для последующего анализа.

Преимущества применения CRM-систем включают:

• Единую стандартизированную базу контактов;
• Возможность оценивать качество работы отдела продаж в любой момент времени;
• Анализ эффективности работы с запросами и входящими звонками;
• Анализ слабых сторон процессов и стратегическое планирование.

В области управления продажами созданы классы систем, такие как SFA (Sales Force Automation System) и SFMS (Sales Force Management System), которые автоматизируют рутинную работу. SFA автоматически регистрирует все этапы продаж, отслеживает контакты с клиентами, идентифицирует потенциальных клиентов. В мировой практике система SFA обычно поставляется как элемент CRM. Наиболее развитые SFA-системы позволяют клиенту на месте смоделировать продукт, удовлетворяющий его потребности.

SFMS — система управления продажами. Она создана для того, чтобы максимизировать прибыльность и эффективность продаж. Система автоматически составляет таблицы, диаграммы и графики, которые позволяют менеджерам оперативно отслеживать изменения и реагировать на них. SFMS также делает возможным маркетинговые исследования для определения лидеров рынка, тенденций в продажах, поведения клиентов и т. д. Благодаря единой системе можно координировать работу географически распределенных подразделений и филиалов фирмы, что увеличивает производительность труда сотрудников отдела продаж, эффективно использует рабочее время, обеспечивает быстрый ответ на запросы клиентов и позволяет оценивать внешнюю среду.

Однако, несмотря на многие преимущества автоматизации процесса управления продажами, могут возникнуть проблемы при ее внедрении: недостаточное обучение сотрудников, неполное знание возможностей системы, отсутствие координации между подразделениями и разные задачи у разных специалистов. Для того, чтобы получить максимальную отдачу от внедрения автоматизированных систем, функциональные обязанности каждого специалиста должны быть четко определены, у каждого проекта должен быть ответственный, который будет координировать все стороны, оценивать риски, заниматься анализом и устранять возможные проблемы.

CRM-система для управления продажами – это длительный и многоэтапный процесс внедрения, который требует участия персонала и контроля со стороны руководства компании. В процессе внедрения обычно проходят несколько этапов.

Первым этапом является планирование, на котором определяются цели и задачи внедрения CRM-системы. Также необходимо выявить связь между проблемами в общении с клиентами и организацией системы управления. На этом этапе создаётся план внедрения отдельных модулей и блоков системы, назначаются ответственные лица и определяется объем финансирования.

Следующим этапом является оптимизация бизнес-процессов, на котором составляется список функций, необходимых для работы с клиентами. Такой анализ помогает выявить «провалы», дублирования и другие недочеты, которые могут тормозить развитие бизнеса. Важно обратить внимание на то, что некоторые сотрудники могут воспринимать нововведения негативно. Поэтому на этом этапе руководителю необходимо провести разъяснительную беседу для объяснения целей и привития единой CRM-идеологии.

Далее идет оптимизация системы коммуникаций в рамках ключевых бизнес-процессов. На этом этапе компания направляет максимум усилий на создание единой сети коммуникаций для общего доступа к базам данных. Важно позаботиться о мощностях рабочих станций, которые обеспечат передачу больших объемов информации и обработку большого числа запросов.

После этого идет создание клиентской базы данных. В базу заносят характеристики активных и потенциальных контрагентов, которые разделяются на группы по наименованиям, фамилиям, должностям контактных лиц и т.д. На этом этапе необходимо исключить дублирующие данные.

Выбор программного обеспечения – очень важный этап при внедрении CRM-системы. Универсальной CRM-системы для управления продажами не существует. Поэтому при выборе ПО нужно соотнести его возможности с задачами компании. Слишком простой или сложный программный комплекс может быть невостребованным и мешать пользовательскому восприятию системы. Выбирать программный комплекс должна группа экспертов из числа специалистов разного профиля.

Последним этапом внедрения является внедрение программного обеспечения. Обычно этот этап берет на себя компания-разработчик. Однако сотрудникам предприятия полезно принять участие в процессе внедрения, чтобы получить опыт. Важно, чтобы знания, полученные первыми пользователями, не были потеряны. Поэтому необходимо подготовить детальную инструкцию по использованию CRM-системы для каждого рабочего места.

Эффективность внедренной системы управления продажами оценивается по способности системы помочь в достижении целей и соответствия ее стратегии развития бизнеса. Наиболее распространенными критериями оценки являются степень лояльности клиентов и эффективность взаимоотношений с ними. Оценить эффект от использования CRM-системы можно также через показатели снижения трудозатрат, рост работоспособности, повышение процента удержания клиентов.

Таким образом, внедрение CRM-системы для управления продажами – это многоэтапный процесс, который требует участия персонала и контроля руководства компании. Общие рекомендации по внедрению подходят для всех компаний, однако каждая компания имеет свои особенности, и поэтому ей требуется собственная схема внедрения.

Подход многих руководителей к созданию эффективной системы управления продажами может привести к ненужным рискам. Они сами работают над этим процессом и выбирают CRM на основе стандартных модулей. Это может привести к проблемам с интеграцией, техническим сбоям и затягиванию сроков.

Руководитель практики «Построение системы продаж» компании КСК групп, Сергей Шевченко, предлагает обратиться за помощью к профессиональным консультантам, чтобы сэкономить время и ресурсы, получить готовый продукт, а также обученную команду продавцов.

По словам Шевченко, профессиональный подход гарантирует решение, которое на 100% будет соответствовать задачам и потребностям фирмы. Четко выстроенная система продаж может помочь повысить продажи в короткий срок, что было продемонстрировано на примере проекта компании КСК групп, который увеличил оборот заказчика с 5 до 6 млрд. руб., за год.

Шевченко отмечает, что услуги консультантов обычно окупаются в считанные дни, поскольку настройка занимает в среднем три месяца, а продажи начинают возрастать почти сразу. Кроме того, специалисты КСК групп устраняют возможные ошибки и проводят интеграцию с внешними базами данных, электронной почтой, телефонией. Компания гарантирует полное техническое сопровождение.

Консультанты КСК групп также акцентируют внимание на том, что всегда проводят анализ целей фирмы клиента, ее положения на рынке и перспектив, и только после этого подбирают те решения, которые будут реализованы в разумные сроки и максимальной отдачей.

КСК групп - это аудиторско-консультационная компания, предоставляющая услуги по юридическому, налоговому и стратегическому консультированию, а также занимающаяся аудитом и оценочной деятельностью. Компания специализируется на работе с частным бизнесом.

Фото: freepik.com